Wie der Digital Workplace produktiver macht

Der digitale Arbeitsplatz verspricht viele Vorteile wie ein bequemeres Arbeiten von zu Hause und unterwegs aus für den Mitarbeiter und Kostenersparnisse für den Arbeitgeber. Einer der wichtigsten Vorteile betrifft jedoch eine gesteigerte Arbeitsproduktivität. Mehrere Faktoren sind dafür verantwortlich, warum Mitarbeiter am digitalisierten Arbeitsplatz produktiver sind.

Hohe Verfügbarkeit von Informationen

Die Produktivität der Mitarbeiter hängt entscheidend von deren Zugang zu Informationen ab. Je schneller und intensiver der Informationsfluss gestaltet werden kann, desto positiver ist der Einfluss auf die Produktivität. Der Digital Workplace speichert alle Informationen an einer zentralen Stelle und kann sie bei Bedarf allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich machen. Der Mitarbeiter muss keine Zeit mehr dafür aufwenden, die Informationen selbstständig zu sammeln. Dank der zentralen Speicherung von Daten kann der Wissensaustausch im Unternehmen deutlich angeregt werden und Mitarbeiter erhalten einen schnelleren Zugang dazu. Zudem erhält das Management einen besseren Überblick darüber, welchen Informationsstand die Mitarbeiter haben und welche Informationen ihnen womöglich noch fehlen. Es ist daher entscheidend, dass das Unternehmen über eine moderne IT verfügt oder diese als Dienstleistung einkauft, mit der sie diesen gestiegenen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden kann.

Höhere Motivation steigert die Produktivität

Die Arbeit im Homeoffice zwingt den Mitarbeiter zur Selbstorganisation. Er steht selbst in der Verantwortung, seinen Tag zu strukturieren und das Arbeitsergebnis ohne Anleitung zu erreichen. Sich jeden Tag Ziele selbst zu setzen und diese dann zu erreichen, kann jedoch erheblichen positiven Einfluss auf die Motivation haben. Die höhere Verantwortung bedeutet, dass der Mitarbeiter sich das Arbeitsergebnis stärker selbst zurechnet. Statt nur ein kleines Rad im Getriebe zu sein, begreift er sich nun als bedeutsamen Teil des Arbeitsprozesses. Das bringt eine erhebliche Steigerung der Motivation mit sich, was sich langfristig auf die Produktivität auswirkt.

Besserer Zugang zu Technologie

Für den Mitarbeiter ist es entscheidend, dass er für jede seiner Aufgaben zu jedem Zeitpunkt die passenden Applikationen zur Verfügung hat. Ihm Zugriff auf diese Anwendungen zu verschaffen ist nirgendwo so leicht wie am digital ausgestalteten Arbeitsplatz. Hier sind von Haus aus bereits alle Voraussetzungen dafür geschaffen, dass der Mitarbeiter, die für die Verrichtung seiner Arbeit erforderlichen Services buchen kann. Die Mitarbeiter sind zufriedener und produktiver, wenn sie jederzeit Zugriff auf die benötigten Technologien erhalten. Entscheidend ist dabei, dass der Zugriff tatsächlich von jedem Gerät und von jedem Ort aus erfolgen kann. Ein ungehinderter Zugang muss von allen Geräten wie dem PC im Homeoffice, dem Smartphone oder dem Notebook möglich sein. Wenn die Produktivität nicht mehr davon abhängt, wo der Mitarbeiter sich aufhält und welches Gerät er gerade verwendet, kann er seine Produktivität im Endeffekt steigern.

Übergang zu strategischer Denkweise

Durch die Automatisierung von Prozessen, die früher noch manuell durchgeführt werden mussten, werden Mitarbeiter effektiv entlastet. Das gilt gerade für den Digitalarbeitsplatz mit seiner starken Fokussierung auf Software und deren Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Wenn Fleißarbeiten zunehmend von intelligenten Systemen in der Cloud übernommen werden, kann der Mitarbeiter sich stärker einer strategischen und kreativen Denkweise zuwenden. Das bringt es von ganz allein mit sich, dass die Mitarbeiter produktiver und gewinnbringender für das Unternehmen arbeiten. Im Homeoffice kommt die Komponente hinzu, dass sich die soziale Reibung und die damit verbundenen Zeitverluste auf ein Minimum reduzieren. Alles das verschafft dem Mitarbeiter die Freiheit, die er für ein strategisches und unternehmerisches Denken benötigt.

Effizientere Kommunikation

Der digitale Arbeitsplatz ersetzt die persönliche Kommunikation mit den Kollegen durch Kommunikationswege wie zum Beispiel E-Mail oder Text- und Video-Chats. Das gilt gerade für das Homeoffice, wo prinzipiell keine Arbeitskollegen mehr anwesend sind. Für die Kommunikation kann das aber förderlich sein und schlussendlich sogar die Produktivität steigern, auch wenn das auf den ersten Blick als kontra-intuitiv erscheinen mag. Moderne Collaboration Tools helfen dabei, sich effizienter mit Arbeitskollegen im Unternehmen auszutauschen. Video-Telefonie oder Instant-Messaging sind Echtzeit-Kommunikationsformen, die dem persönlichen Austausch in nichts nachstehen. Die Kommunikation kann hier sehr direkt erfolgen.

Da alle Mitarbeiter miteinander über das Internet vernetzt sind, ist jeder für alle anderen besser verfügbar. Das fördert die Kommunikation und hilft dabei, Aufgaben besser zu bewältigen. Über die Collaboration Tools ist es möglich, Aufgaben zu verteilen und sich darüber zu informieren, welche Fortschritte bereits gemacht wurden. Die Mitarbeiter können Kommentarfunktionen nutzen und Sachverhalte miteinander diskutieren. Der Digital Workplace macht die Kommunikation effizienter und unabhängig vom Aufenthaltsort der Mitarbeiter.

Die Verbesserung der Kommunikation findet nicht nur zwischen den Mitarbeitern und den Teams auf einer Hierarchiestufe statt. Auch das Management kann die modernen Kommunikationswege nutzen, um Mitarbeiter besser anzuleiten. In Bezug auf die Kommunikation lassen sich die bestehenden Hierarchien damit sogar verflachen. Mitarbeiter trauen sich nun eher, sich an Vorgesetzte zu wenden. Die Steigerung der Produktivität ist häufig das logische Resultat

Konzentrationsfähiger im Homeoffice

Der digital konzipierte Arbeitsplatz kann im Prinzip überall eingerichtet werden, häufig ist er jedoch als Heimarbeitsplatz ausgestaltet. Das Büro wird dann nach Hause verlegt, persönliche Interaktionen mit den Kollegen entfallen gänzlich. Statt sich vom Alltagsleben im Büro ablenken zu lassen, konzentriert sich der Mitarbeiter voll auf seine Aufgabe. Nirgendwo sonst kann er schließlich so ruhig arbeiten. Es versteht sich von selbst, dass die Produktivität unter solchen Bedingungen gesteigert werden kann. Heimarbeiter sind häufig seltener krank, haben weniger Fehlzeiten und legen kürzere Pausen ein. Damit werden effektiv mehr Arbeitsstunden den eigentlichen Aufgaben gewidmet. Es verwundert daher nicht, dass die Heimarbeit häufig mit Produktivitätssteigerungen in Verbindung gebracht wird.

Hohe Erreichbarkeit

Die digitalisierten Arbeitsplätze bieten einen entscheidenden Vorteil: Der Mitarbeiter ist für den Kunden viel besser erreichbar. Das ist gerade bei Jobs in hohem Maße produktivitätsfördernd, bei denen der Austausch mit dem Kunden täglich auf dem Plan steht. Mitarbeiter im Service, die Kundenanfragen beantworten müssen, sind besser erreichbar, wenn sie bereits einen digitalen Workplace für sich eingerichtet haben. Moderne Systeme weisen dem Mitarbeiter zum Beispiel Supporttickets der Kunden sofort zu unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Die Möglichkeit, Anfragen auch von unterwegs aus beantworten zu können jederzeit und an jedem Ort, ist der Produktivität zuträglich.

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Ein zufriedener Mitarbeiter ist in jedem Fall produktiver als ein unzufriedener. Warum sollte man ihm also einen moderneren Arbeitsplatz vorenthalten, wenn er danach fragt? Gerade junge Bewerber setzen es bei ihrem zukünftigen Arbeitgeber voraus, dass dieser ihnen die Möglichkeit der Heimarbeit einräumt. Die Work-Life-Balance lässt sich besser gestalten und der Mitarbeiter profitiert von einer flexibleren Zeiteinteilung und Arbeitsweise. Unternehmen sollten diese Chancen nutzen, um eine höhere Produktivität zu begünstigen. Das muss nicht in jedem Fall bedeutet, dass sofort ein vollwertiges Home Office eingerichtet wird. Viele Mitarbeiter werden eher eine Mischform anstreben, bei der sie einen Teil ihrer Arbeitszeit klassisch im Büro im Unternehmen verbringen und gleichzeitig von den Möglichkeiten digitaler Arbeitsweisen an jedem beliebigen Ort profitieren möchten. Unternehmen sollte sich solchen Wünschen der Mitarbeiter nicht verschließen, um die Zufriedenheit und damit die Produktivität zu steigern.