Digital Workplace: Welche Systeme arbeiten im Hintergrund?

Der Begriff Digital Workplace ist heute in aller Munde. Kaum ein CIO kann es sich aktuell leisten, sich mit dem Konzept nicht auseinanderzusetzen. Schließlich bietet der digitale Arbeitsplatz große Vorteile bei der Gestaltung einer modernen und effizienten Arbeitsweise, von der Unternehmen stark profitieren können. Damit das Konzept aufgeht und der Arbeitsplatz gewinnbringend eingerichtet werden kann, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Viele Teilsysteme müssen funktionieren, damit ein vollwertiger Workplace daraus entstehen kann.

Was ist unter dem Konzept zu verstehen?

Zentrale und digitale Arbeitsplattformen bieten den Mitarbeitern alle Informationen, Werkzeuge, Collaboration Tools und Dienstleistungen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Für das Konzept ist wesentlich, dass die Arbeitsplattform und ihre Inhalte ortsunabhängig angeboten werden. Es spielt damit keine Rolle, wo sich die Anwender gerade aufhalten. Das bietet entscheidende Vorteile für das kollaborative Arbeiten und den unternehmensweiten Austausch von Informationen. An dieses Konzept schließen viele Themenbereiche an wie etwa das mobile Arbeiten, das Arbeiten im Home-Office und die Ersetzung von Insellösungen durch zentrale Plattformen.

Wie ist der digitale Arbeitsplatz aufgebaut?

Die beiden wesentlichen Bestandteile der digitalen Workplaces sind die Integration und die Kollaboration. Dazu gehört, dass alle für die Arbeit erforderlichen Systeme an einem zentralen Ort zusammengebracht und dort gemeinsam genutzt werden können. Erforderlich ist daher der Aufbau einer einheitlichen Benutzeroberfläche, über die ein Zugriff auf die integrierten Informationen und Dienste möglich ist. Die Bereitstellung erfolgt zum Beispiel über ein geeignetes Web-basiertes Interface. Hier steht die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund, ein Zugriff muss über den PC ebenso möglich sein wie über ein Notebook, ein Tablet oder das Smartphone und das auf eine einheitliche Art und Weise.

Die Basis bildet dabei das Back-End, so, wie es sich in den einzelnen Unternehmen bereits darstellt. Darunter sind alle Prozesse und eingesetzten Softwaresysteme zu verstehen. Im Rahmen der Datenintegration werden diese verschiedenen Elemente zusammengebracht. Entscheidend ist, dass die zugriffsberechtigten Nutzer stets nur über das Front-End agieren, ERP, CRM und andere Grundanwendungen bleiben im Hintergrund. Alle eingebundenen Daten müssen in Applikationen umgesetzt werden, die dann über den Workplace verfügbar gemacht werden. Grundsätzlich wird dieser Datenzugriff personalisiert und damit präzise auf die Bedürfnisse des jeweiligen Nutzers zugeschnitten. Der Anwender kann zum Beispiel neue Services direkt über sein Smartphone bestellen oder Probleme mit seinem Digitalarbeitsplatz dem Support melden.

Welche Server benötige ich für die Infrastruktur?

Die passende IT-Infrastruktur ist entscheidend, damit der Digitalarbeitsplatz erfolgreich eingerichtet werden kann. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Cloud. In ihr findet die Speicherung und die Verarbeitung sowie die Bereitstellung der Daten statt, die von den Anwendern täglich genutzt werden. Gewöhnliche Serverrechner kommen hier nicht mehr zum Einsatz.

Software as a Service (SaaS) ist eines der wichtigsten Konzepte im Zusammenhang mit dem digitalisierten Arbeitsplatz der Zukunft. Das im Hintergrund arbeitende Hauptsystem für die erforderlichen Services ist die Cloud. SaaS ist ein wichtiger Teilbereich des Cloud-Computings und betrifft die Bereitstellung von Software. Für die Unternehmen stehen bei der Bereitstellung von Servern und Hardwarekapazitäten in der IT-Infrastruktur im Allgemeinen Fragen bezüglich der Kosten, des Aufwands für die Wartung und des Umgangs mit der Komplexität im Vordergrund. Bei der Umsetzung von SaaS werden die Ressourcen in einer von einem externen Provider betriebenen Rechenzentrum bereitgestellt. Das hat für das Unternehmen entscheidende Vorteile, da die unternehmenseigene IT entlastet wird. Statt die Infrastruktur selbst aufbauen zu müssen, kann diese in Form einer Dienstleistung eingekauft werden. Da die verschiedenen Dokumente in der Cloud dezentral gespeichert werden, führen lokale Hard- und Software-Probleme kaum zu Datenverlusten.

SaaS bietet grundsätzliche Vorteile, da Anschaffungs- und Betriebskosten geringer ausfallen. Die IT-Administration, Wartungen und Softwareaktualisierungen übernimmt der Provider. Das, was die Unternehmen bisher als Intranet bezeichnet haben, wird nun vom SaaS-Provider zur Verfügung gestellt. Damit ist es viel leichter, Arbeitsplätze für weitere Mitarbeiter einzurichten. Aus dem Ansatz SaaS leitet sich dann schließlich das weiterentwickelte Konzept Workplace as a Service (WaaS) ab, bei dem die Hard- und die Softwareseite zusammengefasst werden.

Welche Software wird für den Arbeitsplatz benötigt?

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist einer der wichtigsten Bausteine für die digitale Transformation in den Unternehmen. Damit diese gelingen kann, sind, neben der Hardware-Infrastruktur, auch auf der Software-Seite einige Voraussetzungen zu erfüllen. Schließlich geht der Workplace in digitaler Form weit über das bisherige Konzept des Intranets hinaus. Anwender wollen auf die erforderlichen Services im Idealfall über das Internet von überall aus Zugriff haben.

Die Transparenz in Bezug auf die wichtigsten Informationen und Prozesse wird über eine zentrale Managementsoftware hergestellt. Technische und finanzielle Kennzahlen werden hier gründlich aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Die Kennzahlen sind damit leichter nachvollziehbar und interpretierbar. Insgesamt sind die Kosten für das Unternehmen im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur transparenter und besser planbar. Viele Unternehmen gehen daher zu Konzepten wie WaaS über, um endlich ihre Probleme mit einer veralteten IT, einer zu hohen Mitarbeiter-Ressourcenbindung und zu hoher Kosten zu lösen.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Natürlich muss auch der Arbeitsplatz der Zukunft ausreichend abgesichert sein. Soll eine Arbeitsplattform für den digitalisierten Arbeitsplatz eingerichtet werden, ist ein Cloud-Provider erforderlich, der die IT as a Service erst möglich macht. Ein solcher Cloud-Provider kann auch aus dem eigenen Unternehmens-Rechenzentrum bereitgestellt werden.

Bei allen Cloud-Services stellt sich die Frage nach dem erreichbaren Sicherheitsniveau. Wie sicher können Datenübertragungen gestaltet werden und ist die Unternehmenskommunikation tatsächlich ausreichend geschützt? Diese Fragen wird sich jeder stellen, der digitale Arbeitsplattformen einrichten möchte.

Entscheidend ist hierbei, dass die zentralen Dienste wie etwa E-Mail oder Telefonie und die Cloudspeicher aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt werden. Nur so ist gewährleistet, dass der Datenschutz in jedem Fall berücksichtigt wird. Bei solchen wesentlichen Kommunikationsformen sollten die Datenströmen nicht über Rechner in fremden Ländern laufen. Kann das sichergestellt werden, ist das Konzept unter Beibehaltung eines hohen Sicherheitsniveaus umsetzbar.

Der Arbeitsplatz soll von überall erreichbar sein, verschiedenste Endgeräte müssen daher eingebunden werden. Es versteht sich, dass die Kommunikation mit diesen Endgeräten im Idealfall verschlüsselt erfolgen sollte, damit die Informationen geschützt bleiben. Es muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation nicht abgefangen oder mitgelesen werden kann. Moderne Workplaces und deren Provider erfüllen diese Anforderungen zum Beispiel mit einer Firewall und der Zwei-Faktor-Authentisierung, bei der zwei unterschiedliche und unabhängige Faktoren wie Passwort und TAN genutzt werden.

Sicherheitsfragen werden grundsätzlich anspruchsvoller, je komplexer die IT-Infrastruktur ausfällt. Daher ist es lohnend, alle Dienstleistungen nach Möglichkeiten aus einer Hand zu beziehen. Damit lässt sich die Komplexität reduzieren und Sicherheitsrisiken minimieren.

Wie schnell muss die Internetverbindung mindestens sein?

Damit das Konzept aufgeht, ist eine schnelle Datenanbindung unerlässlich. Das gilt gerade für Nutzer, die von unterwegs aus auf die Arbeitsplattform zugreifen möchten. Ein reibungsloser Datenaustausch stellt sicher, dass die Services eine hohe Verfügbarkeit aufweisen. Doch wie hoch muss die Geschwindigkeit sein, damit der Workplace sinnvoll genutzt werden kann?

Gut gerüstet sind alle Unternehmen, deren Arbeitskräfte über Glasfaser bzw. VDSL angebunden sind. Das gilt für die stationären Arbeitsplätze wie auch im Home-Office. Wer mobil auf die Plattform zugreifen möchte, profitiert von schnellen Datenverbindungen etwa per LTE. Hier ist von einem schnellen und unterbrechungsfreien Datenaustausch auszugehen. Doch bereits Verbindungen per DSL reichen als Ausstattung aus, um die wesentlichen Services wie etwa E-Mail zu nutzen.

Wie viele Nutzer können von der digitalen Arbeitsplattform profitieren?

Vom Workplace können im Prinzip alle Angestellten eines Unternehmens profitieren. Eine Beschränkung oder maximale Nutzerzahl gibt es hier nicht. Tatsächlich ist die Arbeitsplattform umso wertvoller, je mehr Anwender sich daran beteiligen. Dadurch intensiviert sich der Wissensaustausch und es werden allgemein mehr Informationen zur Verfügung gestellt.