Was sind die ersten Schritte, um ein Business digital zu transformieren?

Das Thema digitale Transformation lässt die Unternehmer nicht zur Ruhe kommen. Jeder spürt den Druck, sein Unternehmen optimal auf die Herausforderungen in der digitalen Welt vorbereiten zu müssen, damit sich der Geschäftserfolg langfristig absichern lässt. Nicht selten wird dieser Druck an den CIO weitergeleitet. Doch wie sieht dieser digitale Wandel der Unternehmen in der Praxis aus? Was sind die Stolpersteine und welche Regeln gilt es bei der Anpassung zu beachten?

Wie lässt sich ein Unternehmen digital transformieren?

Erfolgreiche digitale Transformation bedeutet, möglichst viele moderne Technologien anzuwenden. Diese lassen sich konkret benennen. Dazu gehören traditionelle Web-Technologien, Cloud-basierte Dienste, mobile Internettechnologien und Big Data sowie das Internet der Dinge, Design Thinking und künstliche Intelligenz. Unternehmen, die den Transformationsprozess erfolgreich gestalten, setzen auch auf Robotik, die Blockchain, maschinelles Lernen und Augmented Reality sowie 3D-Druck. Alle diese Technologien helfen dabei, den Transformationsprozess zu realisieren. Unternehmen, die in dieser Hinsicht weniger erfolgreich sind, führen diese Technologien langsamer, nur zum Teil oder gar nicht ein.

Die Unternehmen müssen stärker auf das Thema Automatisierung setzen und die Cloud nutzen. Dafür ist die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Cloud-Anbieter wertvoll, der die Cloud-Services zur Verfügung stellt. Externe Dienstleister können auch dabei helfen, einen modernen Workplace für die Mitarbeiter einzurichten und die IT-Infrastruktur zu modernisieren.

Erste Schritte: Womit soll der Unternehmer anfangen?

Erst einmal gilt es für das Unternehmen festzustellen, wie der aktuelle Stand bei allen relevanten technologischen Entwicklungen ist. Dabei sollte festgestellt werden, wie hoch der Digitalisierungsbedarf bei den internen Prozessen ist, ob bei der Kundenzentrierung ein Optimierungsbedarf besteht und inwiefern die Unternehmenskultur bereits auf Innovation ausgerichtet ist. Welche Modernisierungsschritte haben den größten Mehrwert und weisen das größte Potenzial auf?

Danach müssen die Mitarbeiter und Führungskräfte identifiziert werden, die die notwendige Veränderungsbereitschaft mitbringen und den Transformationsprozess tragen können. Es werden Job- und Rollenprofile definiert und es muss dargestellt werden, welche Fähigkeiten im Unternehmen bereits vorhanden sind. Fehlende Kompetenzen müssen ergänzt werden.

Danach kann es an die Zusammensetzung der Teams gehen. Dazu können räumliche Veränderungen notwendig sein, damit die Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen effizienter zusammenwirken. Hier ist es zum Beispiel denkbar, dass eine Etage im Unternehmensgebäude als Innovationswerkstatt eingerichtet wird. Hier treffen sich die Mitarbeite aus verschiedenen Disziplinen und arbeiten gemeinsam an Innovationen. Wichtig ist auch, dass die Gehalts- und Anreizsysteme angepasst werden. Die Mitarbeiter sollen motiviert werden, sich am Transformationsprozess gewinnbringend zu beteiligen.

Welche Herausforderungen erwarten den Unternehmer bei der Umsetzung?

Es gilt einige Stolpersteine zu umgehen, um das digitale Transformationsvorhaben des Unternehmens zu einem Erfolg zu führen.

Der CIO sollte versuchen, diese so schnell wie möglich aus dem Weg zu räumen.

• Mitschleppen von AltsystemenEin typischer Fehler besteht darin, EDV-Altsysteme mitzuschleppen. Veraltete IT-Systeme sind kein erster Schritt auf dem Weg hin zur Digitalisierung, sondern ein Hindernis, das weggeräumt werden muss. Viele Unternehmen geben hohe IT-Budgets aus, um die alten Systeme zu pflegen oder dafür, ihre nicht mehr zeitgemäßen Backoffice-Systeme weiterzuentwickeln. Verausgabt der CIO einen Großteil des Budgets hierfür, ist kein Geld übrig für die Investition in neue Systeme. Häufig ist es sogar besser, auf den Betrieb der EDV im eigenen Unternehmen ganz zu verzichten und die Systeme stattdessen an Dienstleister auszulagern. Das hat drei wesentliche Vorteile. Der CIO und die gesamte IT werden entlastet, es ergeben sich Kosteneinsparungen und das Unternehmen verlagert den Anpassungsstress auf den Dienstleister. Für diesen gehört es schließlich zum täglichen Geschäft, seine IT auf dem neuesten Stand zu halten.
• Keine klaren VerantwortlichkeitenWenn klare Verantwortlichkeiten fehlen, ist die Veränderung kaum sinnvoll umsetzbar. Das Problem besteht darin, dass der Prozess immer das gesamte Unternehmen betrifft. Damit kommen aber viele Führungspersonen für die Übernahme der Rolle des Gestalters infrage. Dazu gehören der CEO und der CIO sowie der CDO. Eine konkrete Ansprechperson ist jedoch wichtig. Um diesen Stolperstein zu umgehen, sollten die Verantwortlichkeiten so früh wie möglich geklärt werden.
• Hohe Anzahl an BacklogsFür IT-Unternehmen ist eine hohe Anzahl an Backlogs heute schon fast der Normalfall. Ein großer Rückstau kann zum Beispiel bei der Entwicklung von mobilen Applikationen entstehen. Es ist wichtig, die Anzahl an Backlogs möglichst stark und frühzeitig zu reduzieren. Eine Priorisierung ist sinnvoll und es kann auf externe Dienstleistungen zurückgegriffen werden. Erst dann ist der Weg frei, die Anpassung in Angriff nehmen zu können.

Der typische Ablauf eines Transformationsprozesses

Jeder digitale Transformationsprozess in den Unternehmen läuft anders ab, typische Schritte lassen sich aber identifizieren:

• Verfügbarkeit von Daten verbessern
  Der digitale Wandel kann nur gelingen, wenn die Daten im Unternehmen für alle Mitarbeiter eine hohe Verfügbarkeit haben. Dafür ist die entsprechende Infrastruktur erforderlich. Wichtig ist hier zum Beispiel auch ein mobiler Zugriff auf die Daten. Eines ist dabei gewiss: Die Infrastruktur für die Bereitstellung der Daten kann nur das Web sein.
• Interdisziplinarität herstellenEine gelungene Umsetzung erfordert viele Ideen und Kreativität. Um die Gewinnung von Ideen und die Kreativität zu fördern, müssen interdisziplinär arbeitende Teams aufgebaut werden. So lassen sich am ehesten innovative Ansätze finden.
• Etablierung von Innovationsprozessen
  Der Transformationsprozess des Unternehmens ist im strengen Sinne nie abzuschließen. Es ist daher wichtig, Innovationsprozesse im Unternehmen zu etablieren, die eine dauerhafte Anpassung ermöglichen. Den Mitarbeitern muss genügend Freiheit gegeben werden, um neue Konzepte entwickeln zu können. Die Stichworte sind hier Design Thinking oder Lean Startup. Alle Prozesse und Strukturen im Unternehmen müssen laufend überprüft und gegebenenfalls erneuert werden. Denn nur mit dem Aufbau einer Innovationskultur ist das Überleben in der digitalen Welt zu sichern.
• Bereitstellung von Ressourcen
  Ohne die Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen wird sich die Transformationsherausforderung nicht meistern lassen. Die Digital Business Erneuerung muss als eines der zentralen Projekte des Unternehmens verstanden werden und erfordert entsprechendes Personal und Betriebsmittel. Der CIO muss sich also dafür einsetzen, ein angemessenes Budget zu erhalten.
• Iterative Methoden einsetzen
  Die bereits erwähnten Innovationsmodelle wie Design Thinking und Lean Startup gehören zu den iterativen Entwicklungsmethoden. Das iterative Vorgehen bedeutet, dass sich das Unternehmen bzw. die Teams in kleinen Schritten den Zielvorgaben nähern. Jede Iteration bringt Lerneffekte mit sich und führt zu neuen Konzepten, die erst einmal erprobt werden sollten. Diese Kontinuierlichkeit ist keine Langsamkeit, sie ist gewünscht und grenzt das Vorgehen ab vom Umsetzen starrer Pläne. Der Transformationsprozess ist also kein großangelegtes Manöver, sondern erfordert stattdessen eine hohe Wendigkeit und Anpassbarkeit. Erst mit der Zeit wird sich herausstellen, wie die Modernisierung am besten zu gestalten ist.

Regeln für einen gelingenden Transformationsprozess

CIOs sollten die folgenden Regeln berücksichtigen, wenn sie den Transformationsprozess in ihrem Unternehmen zum Erfolg führen möchten:

• Das Unternehmen muss agil bleiben
  Im Zusammenhang mit der digitalen Neugestaltung ist häufig die Rede von der Agilität. Unternehmen müssen agil bleiben, um unter den gestiegenen Herausforderungen am Markt bestehen zu können. Ein agiles Unternehmen zeichnet sich durch flache Hierarchien aus. Vorgabe und Kontrolle werden ersetzt durch Entscheidungsfreiheit für die Mitarbeiter. Teams arbeiten autonom und sind gleichzeitig hochgradig vernetzt. Weiterhin müssen die Unternehmensstrukturen verschlankt, hierarchisch verkürzt und auf eine projektorientierte Aufbau- und Ablauforganisation hin zugeschnitten werden.
• KPI definieren
  Werden mehr Prozesse im Unternehmen digitalisiert, müssen auch neue KPI definiert werden. Das Tracking kann hochkomplex sein, wenn das Unternehmen bereits viele Kennzahlen aus der Vergangenheit trackt. Daran führt jedoch kein Weg vorbei, denn der Unternehmenserfolg muss anhand von klar definierten Größen gemessen werden. Der CIO muss sich dabei stets die Frage stellen, welche KPI die zu erreichenden Ziele am besten reflektieren.
• Nutzertests durchführen
  Methoden wie Lean Startup sehen vor, dass neue Entwicklungen sofort Nutzertests unterzogen werden sollen. Das ist ein entscheidender Faktor bei Transformationsprozessen: Prototypen sollten so schnell wie möglich entwickelt werden, um dann im Rahmen von Nutzertests neue Erkenntnisse gewinnen zu können. Die von den Mitarbeitern kommenden Innovationen müssen also beweisen, dass sie für die Problemlösung tatsächlich geeignet sind. So lässt sich frühzeitig das wahre Potenzial neuer digitaler Geschäftsmodelle aufzeigen.

Fazit

Der Digitalisierungsprozess in den Unternehmen ist so individuell wie die Unternehmen selbst. Einige Erfolgsfaktoren lassen sich jedoch deutlich identifizieren. So wenden erfolgreiche Unternehmen so viele moderne Technologien wie möglich an, sie müssen Interdisziplinarität leben und agil bleiben. Der Rückgriff auf externe Dienstleister ist daher wichtiger denn je, um als verantwortlicher CIO die Vielzahl an unterschiedlichen Technologien für das eigene Unternehmen nutzbar machen zu können.